Münchener Anwaltverein

Büroorganisation

– Ein Leitfaden für Rechtsanwalts- und Notargehilfen –

Eine gute Büroorganisation ist das A und O für eine gute Arbeit Ihres Chefs oder Ihrer Chefin. Dabei stehen im Laufe eines Arbeitstages im Wesentlichen folgende Aufgaben an:

Datensicherung

Führen Sie täglich eine systeminterne Datensicherung durch und speichern Sie diese zusätzlich auf einem externen Datenträger (USB-Stick, CD etc.) ab.

Posteingang

Nach Zustellung der Post durch den Briefträger persönlich überprüfen Sie zusätzlich, ob sich weitere Post im Briefkasten befindet. Nach Öffnen der Post diese mit dem Eingangsstempel (Tagesdatum überprüfen!) versehen und Fristen/Termine sofort in den Terminkalender (evtl. Computer) übernehmen. Vermerken Sie den Fristablauf auch auf dem Schriftstück und versehen ihn mit Ihrem Kürzel. Nun legen Sie die Post mit der jeweiligen Akte dem zuständigen Sachbearbeiter zur Fristenkontrolle (4-Augen-Prinzip) und zur weiteren Bearbeitung vor.

Fristenüberwachung

Sehen Sie den Fristen- und Terminkalender täglich, am besten gleich morgens nach anstehenden Terminen und noch nicht erledigten Fristen durch. Legen Sie die Terminsakte oder die noch nicht erledigten Fristen und Vorfristen umgehend dem Rechtsanwalt mit der jeweiligen Akte unter Verweis auf den Fristablauf vor. Haben Sie eine Fristsache, die am selben Tag abläuft, ist es erforderlich, den Schriftsatz unbedingt vorab an das Gericht zu faxen und den Sendebericht sorgfältig zu überprüfen (stimmt die Faxnummer, sind alle Seiten durchgegangen und ist der Sendebericht bestätigt?). Heften Sie danach den Faxbericht als Nachweis mit der Schriftsatzkopie in die Akte. Sollten Sie in die Verlegenheit kommen, die Fristsache kurz vor 24 Uhr faxen zu müssen, ist auf folgende Vorgehensweise zu achten: Zuerst die erste Seite des Schriftsatzes mit Rubrum und Anträgen übersenden und als nächstes die letzte Seite mit Unterschrift. Dann erst die dazwischen liegenden Seiten. Sie dürfen die Frist im Kalender erst dann streichen wenn der Schriftsatz ausgelaufen ist.

Wiedervorlagen

Drucken Sie täglich für jeden Sachbearbeiter eine Wiedervorlagenliste (wenn die Wiedervorlagen über den Computer erfasst werden) aus und legen Sie diese Liste dem jeweiligen Sachbearbeiter zur Bearbeitung vor.

Schreibarbeiten

Diktate

Zuerst sind Diktate, die Fristen mit Ablauf am gleichen Tage beinhalten zu erledigen. Danach schreiben Sie die Diktate der Sachbearbeiter, die sich an diesem Tag nur kurz in der Kanzlei befinden. Alle anderen Diktate können Sie im Anschluss bearbeiten.

Textbausteine

Für sich wiederholende Texte, ist es sinnvoll, Textbausteine anzulegen (z.B. Grußformeln, etc.), die bei Bedarf schnell abgerufen werden können (Zeitersparnis).

Speichern von Schriftstücken

Des Weiteren ist es sinnvoll, schwierige oder umfangreiche Schriftstücke (z.B. Verträge etc.) und evtl. dazugehörige Rechtsprechung im Computer abzuspeichern.

Rechnungserstellung

Achten Sie bei dem Erstellen von Rechnungen unbedingt darauf, dass richtiger Rechnungsempfänger, fortlaufende Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungszeitraum, Leistungserbringer und Steuernummer enthalten sind.

Allgemeine Mandatsbearbeitung

Telefonate

Fragen Sie bei eingehenden Anrufen zuerst, worum es sich handelt, um zu entscheiden, ob Sie der Mandantschaft selbst weiterhelfen können oder ob sie mit dem Sachbearbeiter verbunden werden muss. Handelt es sich um einen neuen Mandanten, fragen Sie zuerst nach dessen Namen und Adresse um anhand des Computers zu prüfen, ob eine Interessenkollision vorliegt (d.h. ob der Neuzugang in einem laufenden Verfahren als Gegner beteiligt ist). Bei einer etwaigen Interessenkollision muss dies unbedingt an den zuständigen Sachbearbeiter weitergegeben werden, damit dieser die Mandatsübernahme unverzüglich ablehnen kann. Liegt keine Interessenkollision vor, fragen Sie den neuen Mandanten, ob Fristen laufen bzw. demnächst Termine anstehen, damit der zuständige Sachbearbeiter über die Eilbedürftigkeit der Angelegenheit entscheiden kann. Fertigen Sie über jedes Telefonat eine Telefonnotiz, welche Sie zuerst dem jeweiligen Sachbearbeiter vorlegen und nach Erledigung in die Akte abheften.

Erster Besprechungstermin

Bitten Sie den Mandanten beim ersten Besprechungstermin in der Kanzlei, Ihr vorgefertigtes Anmeldeformular, welches alle relevanten Kontaktdaten enthält, auszufüllen. In diesem Anmeldeformular sollte auch danach gefragt werden, wie der Mandant auf die Kanzlei aufmerksam geworden ist.

Verschwiegenheitspflicht

Um der Verschwiegenheitspflicht Rechnung zu tragen, achten Sie bitte darauf, dass bei Besprechungen keine Akten leserlich auf dem Schreibtisch liegen. Gleiches gilt für das Besprechungszimmer, wenn in diesem Aktenordner in Regalen aufbewahrt werden. Es ist erforderlich das Regal mit einem Lamellenvorhang zu versehen. Ist bei Ihnen eine Trennung zwischen Wartezimmer und Sekretariat nicht möglich, dürfen Sie vor einem wartenden Mandanten bei Telefonaten keine Namen nennen.

Aktenführung

Bei Anlage einer Akte ist es nötig, alle Beteiligten mit vollständigen Daten (Telefon-/Faxnummer, bei Firmen Ansprechpartner etc.) aufzunehmen, um späteres unnötiges Suchen zu vermeiden. Die Akte sollten Sie chronologisch führen. Es hat sich bewährt, die kopierten Anlagen immer hinter den dazugehörigen Schriftstücken einzuheften. Die Originalanlagen sollten ungelocht in die hintere Tasche der Akte abgelegt werden, sofern Sie dementsprechende Akten verwenden.

Nach Erledigung der Angelegenheit und Ausgleich der Vergütungsrechnung können Sie die Akte ablegen. Bitte beachten sie hierbei, dass Titel, Originalunterlagen des Mandanten sowie Gutachten etc. vor Ablage an den Mandanten herauszugeben sind. Die Aktenvernichtung sollte frühestens 12 Jahre nach Ablage erfolgen.

Büromaterial

Um einen reibungslosen Büroalltag zu gewährleisten, sollten Sie regelmäßig den Bestand Ihres Büromaterials überprüfen. Holen Sie vor der Bestellung des Bürobedarfes Angebote ein und vergleichen sie diese, da Sie hier viel Geld sparen können.

Postausgang

Auch beim Postausgang können Sie Geld sparen indem Sie die Post vor dem Einkuvertieren nach gleichen Firmen/Personen sowie Gerichten sortieren. Weiter sollte die Ausgangspost richtig frankiert werden. Bei Einschreiben heften Sie die Einlieferungsquittung der Post mit der Kopie des jeweiligen Schriftstückes in der Akte ab.

Ergänzungslieferungen

Ordnen Sie Ergänzungslieferung zügig nach Erhalt ein, damit Ihr Chef bzw. Ihre Chefin immer über die neuesten Gesetzesfassungen verfügt.

Selbstständiges Arbeiten

Aufgaben, die Sie ohne anwaltliche Hilfe erledigen können, z.B. Mahn- und Zwangsvollstreckung, sollten Sie selbstständig bearbeiten um Ihren Chef weitestgehend zu entlasten.

Kanzlei Prof. Dr. Steike & Coll., Dachau
www.dr-steike.de